社長様と二人三脚で「儲かる会社づくり」をサポートします。税理士法人いちがや会計
市ヶ谷駅より徒歩3分の会計事務所 <MAP>  Tel:0800-222-8818 Fax:03-5211-8611 E-mail:ichigaya@ichigaya-kaikei.com
サービス料金表契約までの流れお問い合わせFAQ事務所概要


経理の合理化支援


改善例:小口現金を廃止せよ!

  (現状)
A社の経理マンの山田さん。
毎日の日用品の購入や営業マンの経費精算で小口現金の記帳が欠かせません。
一日の終わりに金庫の小口現金の実際残高と現金出納帳の残高を合わせますが、
合ったときはホッとします。
もし現金が足りないと責任上自分が補充しなければならないのですから。

(分析)
山田さんの経費精算にかかわるコストっていくらになると思います?

@山田さんの時給計算
  年480万円(年間人件費)÷12ヶ月÷22日÷7時間=2,597円

A100円のボールペンの精算を5分(現金支払、出納帳、領収書整理等)かけて行った場合
  2,597円(時給)÷60分×5分=216円
  *ボールペン1本にかかるコスト
  216円+100円=316円
             

B小口経費精算を1日30分行った場合の年間コスト
  0.5時間×22日×2,597円(時給)×12ヶ月=34万2,804円(年間)
                              

経費精算が山田さんの作業効率を悪くしている!

@経費精算は仕事の邪魔
仕事で交通費などを使った人は、自分の都合のよいときに経理に経費精算の依頼に来ます。
優しい山田さんはそれが数百円の精算でも仕事を中断して対応しているのです。

A1ヶ月分まとめても1万円未満
各社員の1ヶ月分の立替経費を集計してみたところ、全体の9割以上の社員が1万円未満でした。
実は1ヶ月まとめても、たいした金額ではないのです。

B残業代を毎日もらう人はいない
社員が立替えていると考えれば給料や残業代も同じ。
直接の支出はないですが、労働の提供の後に支給されます。
残業代のほうが経費精算額より多いのに毎日請求する人はいません。
それは1ヶ月分をまとめて支払うルールになっているからです。
立替経費の精算も1ヶ月に一度のルールを決めてしまえばいいのです。

小口現金をやめて、振込にする!
  1ヶ月の立替経費は「経費精算申請書」で集計する。

 @1ヶ月分の領収書を取引内容ごとに分類
 A交通費や交際費などの勘定科目ごとに分けて記入
 B記入する項目は「支払日」「勘定科目」「支払相手先」「支払金額」「取引内容」
 C勘定科目ごとにそれぞれ集計し、合計を記入
 D書き終わったら領収書はすべてこの用紙の裏に貼る
 E締め日と提出期限を決めて、守る
 


<よく使う立替経費の科目一覧>
科目名 内  容
旅費交通費 電車、バス、タクシー代、Suica、高速代、ガソリン代、出張日当など
消耗品費 文房具代、USBメモリー等のパソコン関連費用、電池・電球等の事務所備品代など
接待交際費 手土産代、中元歳暮代、取引先との接待飲食代
通信費 切手代、ハガキ代、郵便代
雑費 他の項目に入らない少額な費用
 
立替経費は給料と一緒に銀行振り込みにする

@給料と一緒に振り込む
毎日やっていた経費精算が、毎日決まった日に集中して処理でき、
なおかつ、管理が面倒だった小口現金をやめることができる

A給料明細の支給欄に「立替経費」という項目を追加
この「立替経費」は当然社員個人の税金や社会保険の対象にならないので
「非課税項目」として集計することをお忘れなく!

現金払いでないやり方を工夫する

@出張が多い場合
金額が多くなり個人で立替えるのはキツイと言う人→現状の仮払い制度を継続
ただし、現金は使わないので社員の口座に振り込み、
出張精算が終わってから残金がある場合は会社の銀行口座に戻してもらう。
不足がある場合は、通常の立替経費と同様に給料と一緒に振込。

A請求書を発行してもらう
会社で支払うものは、口座振替を利用するか、請求書を発行してもらい、
毎月の支払日に振り込むようにする。

B法人カードを利用
ただし、法人カードの場合、カード明細だけでは取引内容がわからないので、
使ったときの利用明細は必ず保管のこと。
このページのトップに戻る
改善例はすぐにできる単純な例として提案しています。

もっと複雑なケースでは経理業務を現状把握の上
フローチャートに落とし込んで「業務の見える化」をします。

そして重複業務や無駄な業務をあぶりだして
効率的かつシンプルな経理業務のフローを
提案させていただきます。

いちがや会計にお任せください!
税理士法人 いちがや会計
〒102-0076 東京都千代田区五番町6 グレイス五番町ビル3F<MAP
Tel:0800-222-8818 Fax:03-5211-8611 E-mail:ichigaya@ichigaya-kaikei.com
個人情報保護方針について
Copyright 2007-2009 ichigaya-kaikei All Rights Reserved.